Bike-Leasing für Beschäftigte der UMMD
BikeLeasing verschiebt sich leider weiter ins Jahr!
Aktuelle Zeitplanung der Einführung des Bike Leasings in der UMMD:
KW 19 bis 21
Unterzeichnung der Verträge durch den Vorstand und Deutsche Dienstrad
KW 19 bis 24
Dienstvereinbarung AöR zum BikeLeasing wird final mit Personalrat AöR abgestimmt sowie vom Vorstand und PR unterschrieben
KW 23 bis 24
Schulung der Verantwortlichen für das BikeLeasing zur Nutzung des Anwenderportals
Ab KW 23
Onboardingprozess mit Team Implementation Deutsche Dienstrad und Bereich Marketing der UMMD (Veröffentlichung von FAQs, Erklärvideos, etc., Verbreitung des Registrierungslinks für Beschäftigte)
Ziel ist, dass ab KW 26 (Ende Juni 2024) die Mitarbeitenden der AöR sich über den Registrierungslink anmelden und auf der Plattform Deutsche Dienstrad Angebote für BikeLeasing einstellen können.
Folgender Ablauf für die BikeLeasing soll dann möglich sein:
1. Registrierung: Der Mitarbeitende erhält den Registrierungslink zur Deutsche Dienstrad-Plattform um sich zu registrieren.
2. Freischaltung: Die Dienstrad-Ansprechpartnerin im Geschäftsbereich Personal prüft und gibt die Anmeldung frei. (Voraussichtlich wird die Freigabe der Mitarbeitenden automatisiert durchgeführt sofern die Plattform entsprechend vorbereitet werden kann. Dies befindet sich in Prüfung.)
3. Fahrrad aussuchen: Der Mitarbeitende wählt das Fahrrad seiner Wahl direkt in dem MobilityHub (digitaler Shop für Fahrräder und eBikes des regionalen Fachhandels von Deutsche Dienstrad) bei einem Fachhändler vor Ort oder bei einem Online-Händler/-Hersteller aus.
4. Angebot: Der Fachhändler erstellt nach Abstimmung mit dem Mitarbeitenden ein Angebot (auch inkl. Zubehör) und lädt dieses in der Deutsche Dienstrad-Plattform hoch. Der Mitarbeitende kann sich mehrere Angebote unterbreiten lassen.
5. Überlassungsvertrag (Zusatz zum Arbeitsvertrag über die Entgeltumwandlung): Nach der digitalen Bestätigung des Angebots durch den Mitarbeitenden, wird der Dienstrad-Überlassungsvertrag automatisch generiert und mit persönlichen Daten des Mitarbeitenden ergänzt. Dann kann der Mitarbeitende den Dienstrad-Überlassungsvertrag mit dem Arbeitgeber in der Deutsche Dienstrad-Plattform unterschreiben.
6. Überprüfung: Die Dienstrad-Ansprechpartnerin im Geschäftsbereich Personal erhält digital den Dienstrad-Überlassungsvertrag und gibt den Auftrag in der Deutsche Dienstrad-Plattform frei.
7. Fahrrad montieren: Nach der Freigabe wird der Auftrag beim Fachhändler bearbeitet. Der Mitarbeitende erhält seinen Abholcode per E-Mail und über die Plattform, sobald das Fahrrad abholbereit/versendet ist.
8. Losfahren: Der Mitarbeitende holt das Fahrrad mit seinem Abholcode und Personalausweis beim Fachhändler ab. Der Mitarbeitende prüft das Dienstrad auf seine vertragsgemäße Beschaffenheit sowie Gebrauchs- und Funktionstauglichkeit und meldet etwaige Mängel gegenüber dem Händler unverzüglich. Der Fahrradhändler bestätigt die Übergabe des Fahrrads an den Mitarbeitenden. Bei einer Lieferung des Fahrrads erhalten die Mitarbeitenden per E-Mail, zur Bestätigung des ordnungsgemäßen Empfangs, einen Übernahmecode. Diesen gibt der Mitarbeitende in der Plattform ein und erzeugt so die notwendige Übernahmebestätigung. Der Geschäftsbereich Personal erhält automatisch eine Benachrichtigung über das abgeholte/nach Hause gelieferte Fahrrad.
9. Die monatliche Leasinggebühr wird automatisch ab dem nächstmöglichen Zeitpunkt in der Gehaltsabrechnung des Mitarbeitenden sichtbar und abgezogen.
Das Verfahren wiederholt sich gleichermaßen beim 2. Fahrrad sofern der Mitarbeitende dies wünscht.